Caros Presidentes dos Conselhos Executivos,

Caros Diretores das Escolas,

 

Na qualidade de CEO da Edubox venho por este meio fazer o ponto de situação relativamente aos vários desenvolvimentos em curso no âmbito da plataforma SGE, nomeadamente no que concerne ao Ensino à Distância e à componente Estuda em Casa.

 

Gostaríamos de começar por dizer que estarmos a envidar todos os esforços na resolução dos problemas de lentidão que estão a acontecer desde o dia 20 de abril até à data de hoje, tendo a nossa equipa dedicada 24 horas, assim como a Altice Portugal, nosso parceiro de datacenter, para ultrapassar os problemas de lentidão sentidos no acesso ao SGE, e debelar os constrangimentos sentidos na realização dos vários processos de trabalho.

 

Embora alguns dos problemas possam estar a advir das novas funcionalidades que foram disponibilizadas no SGE, as quais foram desenvolvidas em tempo recorde pela equipa, sendo normal no processo de desenvolvimento ainda termos de proceder a alguns ajustes e otimizações, o principal motivo detetado prende-se com o aumento exponencial do número de utilizadores em simultâneo sobre a plataforma.

Apesar de termos antevisto este cenário, e termos estado a trabalhar para aumentar a escalabilidade, nunca considerámos que o crescimento pudesse atingir uma grandeza na ordem dos 833%, considerando que nos meses anteriores, a média diária de acessos únicos rondou os 3000 acessos, e só esta semana a média foi de 25.000 acessos.

 

Conforme supracitado, estamos neste momento a proceder à reestruturação do datacenter para se adequar a esta nova realidade por forma a melhor servir os utilizadores do SGE.

 

Partilhamos alguns dados referentes aos acessos ao SGE:

Outro problema que nos foi reportado teve que ver com os agendamentos de videoconferências, pois os alertas de participação não estavam a ter em conta o fuso horário existente entre Portugal Continental e a Região Autónoma do Açores. Cumpre-nos informar que este problema ficou resolvido definitivamente ainda no decorrer da manhã de hoje (22/04/2020), estando neste momento completamente operacional.

Partilhamos também alguns dados sobre o uso do sistema de videoconferência:

Relativamente ao tema da videoconferência gostava de acrescentar algumas notas:

  • Esta solução foi desenvolvida no espaço de uma semana com o intuito de dar resposta à questão das videoconferências e foi pensada de forma a que fosse possível usar toda a estrutura escolar já existente no SGE, garantido o máximo de confidencialidade e segurança no seu uso, ora veja-se:
  • O nome dos participantes é o que existe no SGE, não podendo ser alterado pelos utilizadores;
  • Só o perfil de professor pode:
  • partilhar ou convidar membros externos para a sessão. Os alunos não têm acesso a nenhuma ferramenta que consiga detetar as sessões em curso;
  • excluir pessoas da sessão;
  • partilhar o ecrã.
    • Aquando da marcação de uma videoconferência o sistema envia notificações por email, sem ser dado conhecimento da sala ou password de acesso
    • Só os perfis de professor e direção da escola é que podem criar sessões de videoconferência.
    • Os dados de acesso dos Alunos, Professores e Encarregados de Educação só podem ser recuperados cumprindo as melhores regras de validação por email ou facultados pela secretaria da escola / diretores de turma.
    • Só a secretaria da escola consegue criar professores ou alunos.
  • Não é requerida a instalação de nenhum programa.
  • Não são requeridos emails ou outros dados para acesso.
  • Caso seja considerado pertinente poderemos retirar mais funcionalidades ao perfil aluno ou ao perfil professor.

Informo também que continuamos a trabalhar em parceria com a Microsoft para que a integração com o TEAMS aconteça o mais rápido possível e desta forma todos tenham acesso ao Office 365 e às respetivas vantagens e funcionalidades.

Outras funcionalidades e temas:

Documentação Curricular

Contamos ainda esta semana alterar profundamente a documentação curricular com as seguintes funcionalidades solicitadas pelos professores:

  • poderem ver as partilhas de documentos na turma para controlo da quantidade de trabalhos que dão aos alunos – permitir que os docentes possam consultar os documentos partilhados pelos outros docentes da turma, não podendo, no entanto, nem fazer download desses documentos, nem ver as respostas dadas pelos alunos;
  • indicação da realização do período do trabalho – ser possível ao docente indicar a data de início e fim, com as horas em que é expectável o aluno entregar o trabalho (o aluno continua a poder entregar o trabalho cabendo ao professor a decisão de avaliar a entrega “fora de horas”);
  • Relatório síntese da documentação – mapa com o resumo da documentação partilhada, para que o professor possa analisar a quantidade de trabalhos que foi dada aos alunos;
  • Possibilidade de os técnicos escolares (conselho executivo) consultarem a documentação curricular das várias turmas;
  • Breve descrição/informação para além do anexo;
  • Possibilidade de especificar alunos na partilha (âmbito Turma ou Alunos)
  • Assinar como recebido o documento/resposta (aluno e professor)
  • Permitir múltiplas respostas para questões ou anexar mais documentos.

Área de Mural e Conteúdos

Nesta duas áreas que estão a ter um sucesso muito grande iremos também fazer as seguintes alterações:

  • Possibilidade de responder a comentários já publicados;
  • Incorporação de conteúdos do Projecto REDA nos vários ciclos de ensino para uso de professores e alunos.

Tendo sempre como objetivo o sucesso da Educação e o compromisso de ajudar as escolas, professores, alunos e encarregados de educação lançámos um contact center com atendimento assegurado por professores e algumas equipas multidisciplinares. O nosso suporte técnico também foi reforçado pelo que contamos dar resposta, o mais rápido possível, ao pedidos efetuados.

Quer eu, quer a minha equipa estamos inteiramente disponíveis e abertos a todas as sugestões e críticas que tenham e queiram partilhar connosco por forma a conseguirmos continuar a prestar da melhor forma o nosso trabalho e contribuir para melhorar a gestão do processo educativo e a interação entre toda a comunidade escolar açoriana.

Contamos convosco e queremos que continuem a contar connosco.

Deixo-vos aqui os contactos para que possam divulgar.

Contact center (Professores, Alunos e Encarregados de Educação)

https://juntospelaeducacao.edubox.pt/
telefone: 234 246 000

Suporte técnico SGE – (Técnicos e executivos)

https://sge.azores.gov.pt/
telefone: 234244299
[email protected]

O meu contacto – Amaral Carvalho

[email protected]
963946477

Grato por toda a ajuda que nos têm dado. Desejo que se encontrem e fiquem bem nesta altura  mais complicada da nossa vida.

Cordialmente,